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概述

档案是国家机构、企事业单位、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化等各方面活动直接形成的对国家和社会有保存价值的历史记录,是国家信息资源的重要组成部分。档案工作涉及各个领域和行业,是各项建设事业发展的重要基础之一,在国民经济和社会发展服务中具有不可替代的重要作用。 同时档案工作者已经越来越深刻地认识到,利用新的理念、新的技术、新的方法来提升办公效率的重要性,正在努力通过信息化建设融入整个社会信息化的进程,逐步改变传统的办公模式并向无纸化、多用户超远程、综合性全方位集中式的现代管理模式发展,通过最先进的技术手段使文档管理、日常办公的效率得到最充分的体现,由此保持和提升档案部门的社会地位和价值。

现状及问题

传统档案管理以纸质管理为主,纸质文档保存、借阅、管理不方便,容易损坏泄密。信息化时代急需提供电子档案的管理,企业大量电子文档、照片、音频、视频等电子资料和数字资产,但是缺乏有效的管理方法。 如何确保海量档案资料安全?如何更好的发布档案信息,便于查找和使用?如何兼顾档案文档的电子化管理和纸质管理?如何更好地对档案管理工作进行评估和管理?等等一些问题,都是需要去解决的。

方案描述

随着信息技术的发展,需要存储和传播的信息量越来越大,信息的种类和形式越来越丰富,传统的阅览机制显然不能满足这些需要。因此,人们提出了数字化阅览室的设想。数字化阅览室是一个电子化信息的仓储,能够存储大量各种形式的信息,用户可以通过网络方便地访问它,以获得这些信息。数字化阅览室最大的好处是资源远程共享,其信息存储和用户访问不受地域限制。 数字化阅览室与传统阅览室的差别主要在于查询与阅览方式的不同。在数字化阅览室中,查阅文档不再是在档案室的格架上找、放在书桌上看,而是在电子阅览室的电脑上进行。与传统阅览室相比,电子阅览室不提供纸质的文档资料,只提供电子版的文档资料。

方案描述

12bet档案利用平台是基于公共事业应用环境,通过开放信息发布、开放档案目录和公开信息查询,在确保安全的前提下分别面向公务人员提供全方位、多角度、深层次的档案信息服务。是整合政府内部的公开信息,通过本系统提供各委办局各工作人员获取信息提供便捷通道。如下图所示:

解决方案

我司依照“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则,以档案数据和档案影像资料信息的全方位利用为目的,以数据库为管理手段,以扫描纸质档案图像和电子数据档案为管理对象,以磁盘阵列为存储介质,利用先进的计算机网络技术、信息处理技术、图像处理技术、光盘刻录技术、,实现档案资源数字化、档案管理标准化、档案服务网络化,更好地为客户提供及时、准确、全面的档案信息,进一步提高档案管理水平和利用水平,全面建设符合现代档案管理发展方向的档案工作体系。

系统简介

电子阅览室由三部分构成:

(1)存放电子影像资料的服务器;
(2)用户查阅资料所用的终端设备;
(3)整个系统体现的功能有: 
1.支持WEB方式的信息检索和查询,用户可通过普通PC机浏览信息,观看服务器上影像资料。  
2.用户只能浏览服务器上的资料,无权修改、删除影像信息,确保服务器信息不会丢失。 
4.主机<服务器>是管理者用来对整个系统进行维护、更新的,通过管理软件,管理者可以方便快捷的更新数据库内容。 
5.充分发挥资源共享优势,适应网络时代潮流,满足数字化管理需求。

产品特色

1、本软件基于J2EE架构,纯B/S友好界面,不需安装客户端程序,仅需IE浏览器即可访问使用;

2、集成全文检索引擎,使得查询更快更全;

3、强大的数据收集功能,可以接收不同来源的数据,为利用提供资源;

4、丰富多彩的页面显示方式,让检索变成一种娱乐;

5、易用的设计思路,让利用变得更简单。

系统功能图

系统运行方式图样

功能简介

1、12bet档案系统提供了非常丰富的搜索功能,最为简单的,是与互联网上的搜索引擎类似的关键词搜索,即只要输入一个或数个关键词,即可查找出满足条件的文档,但与一般搜索引擎不同的是,12bet档案系统搜索出的文档,还必须与搜索者的授权一致,也就是,即使满足搜索条件要求,而搜索者没有权限阅读,也是不会显示在搜索结果中的
2、可以采用类自然语言查找档案资料的利用情况,并自由设计和打印比如,输入:张三即可以查询出所有包含张三的信息
3、具备阅读权的用户,可以直接搜索和阅读数字化档案资料,不必另行办理借阅手续,黑匣子功能会自动记录其阅读过程。
对于有权阅读条目但无权阅读内容的用户,可在搜索出相应的档案资料条目后,发送借阅申请,并由对应的档案资料管理员审查符合借阅条件后,可批准其借阅电子文档或预约时间去档案资料室借阅档案资料原件。 如果某个用户对某类档案资料,连条目阅读权都没有,则应直接发申请邮件给档案资料管理员,档案资料管理员查找到相应档案资料,并经审查符合借阅条件后,也可批准其借阅电子文档或预约时间去档案资料室借阅档案资料原件。办理借阅手续时,可设定借阅期限,若到期没有归还,可采用邮件或短信进行催还。

系统截图


产品介绍


基于档案信息资源的重要地位和作用,对这些战略资源的保护是不容忽视的,盖特佳公司认为必须采用先进的技术和科学的方法,尤其是先进的信息技术来存储和保管这些珍贵的财富,实现对各类档案资源的收集、数字化采集、存储、管理以及各种档案利用服务,实现社会公众对档案资源的使用要求,解决他们"如何方便的获得信息"和"如何获得所需要的信息"的问题,这对于提高档案资源的利用率,更大的发挥档案资源的效用具有重要的意义。
基于上述的认识,盖特佳公司推出了自主开发的e-Archive档案管理系统系列产品,以实现对专业档案、文书档案、声像档案、实物档案等各类档案资源的管理,实现各类档案的数字化采集和存储,档案或资料从接收、整理、组卷/组盒、调整,一直到鉴定和销毁的整个档案生命周期的管理,为社会公众或特定用户提供档案利用服务。



一、产品功能

本产品从功能上实现对档案信息从接收、整理、档案数字采集、存储、管理、服务,一直到档案移交或销毁的整个档案管理过程的管理,涵盖了整个档案生命周期过程中的管理任务;档案种类可以包括文书档案、会计档案、声像档案等通用档案,也可以包括城建档案、房地产档案等专业档案;档案类型包括文本、图纸、图像、录音、录像等,存放的介质包括纸质、照片、磁盘、光盘、磁带、录像带、缩微胶卷等载体;同时随着各单位办公自动化系统、各类信息系统的开发使用,以及多媒体技术和网络技术的快速发展发展,会产生许多电子文件,本产品还提供了对电子文档的管理功能。
从系统功能上主要分为多媒体档案采集、档案管理、档案服务利用、公共服务四大子系统:
1、多媒体档案采集子系统将包括档案著录、著录校对、档案录入、录入校对、著录/录入管理、档案检索等功能模块;
2、档案管理子系统包括档案接收、档案整理、组盒/组卷、档案出/入库、库房管理、档案鉴定/调整/销毁、档案补录等功能模块;
3、档案服务利用子系统包括档案利用、档案查询、借阅管理、档案统计分析、远程查询服务等功能模块;
4、公共服务子系统主要提供组织设置、权限划分、基础数据管理、日志管理、用户管理、数据维护、数据导入/导出、多媒体数字档案库管理、统计报表等功能模块。


二、产品特性

本产品提供了以下的特性:
1、海量档案数据库:可实现对几十万卷甚至是上百万卷的海量档案的存储、检索和统计,并根据系统库的大小进行数据库结构、查询和统计方式的优化,以保证系统使用的效率;
2、灵活强大的查询、统计方式:提供强大而方便的查询和统计功能,既提供用户定制过的查询和统计功能,又可以使用户根据需求自行定制查询和统计,功能强大,使用方便;
3、强大的多媒体档案处理功能:提供了对A0、A1、A3、A4等多种文本或图纸格式的档案信息的输入、扫描;各类视频、音频档案的采集和编辑;提供对档案的缩微管理功能;对电子文档的管理功能。
4、完整的档案管理功能:实现档案接收到销毁的整个过程档案管理,提供档案的自动组盒/手工组盒、档案鉴定和销毁、档案信息的各类统计、档案库房管理、档案修裱和缩微管理等完整的档案管理功能;
5、服务式现场查询:针对系统查询用户对计算机不熟悉的特点,提供服务式的查询功能,由调阅服务人员协助用户查询档案,并提供打印、复印等功能;
6、完备的日志功能:将各用户的操作完整的记录下来,可以查询用户的特定操作,并可对日志文件进行管理;
7、灵活的档案信息维护:可以对系统里使用的信息字段进行维护,如收费方式和单价等;
8、完备的系统安全性和可靠性: 服务器端采用了多种容错技术,对系统配备了备份工具并制订了完备的备份和恢复计划;提供完备而方便的系统用户权限设置,详细的日志功能等;
通过应用本产品,将可以使我国的档案管理部门或单位提高对档案的管理能力和管理效率,提升面向社会公众的档案利用服务能力,增强企业或单位的自身竞争力。


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