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需求分析

近年来,我国档案事业取得了长足的发展,档案事业的规模扩大了,数量也逐日增多,档案的种类日趋多样化,信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显:
(一)传统手工档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长
(二)档案存放次序较易被打乱,查找困难
(三)档案种类庞杂,查阅耗时长
(四)档案的盘点操作不科学,大多停留在档案盒的盘点上
(五)对失效档案的管理滞后,形成大量冗余档案,增加管理负荷和成本。
鉴于这种现状,档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性,具有其他方式无可比拟的优越性。

将RFID技术应用于档案管理的优点

1、非接触式数据采集

2、快速扫描,一次性数据处理量大

3、标签信息容量大,使用寿命长

4、数据存取密码保护,安全性高

5、抗污染性能强和耐久性

6、体积小型化、形状多样化   

7、可重复使用,方便信息的更新   

8、穿透性和无屏障阅读   

9、标签具有EAS防盗功能

RFID档案智能化库房管理系统简介

档案管理部门在档案管理过程中可以在三个方面来使用RFID技术。

1、实体档案的统计

在档案案卷中安装录入案卷所属的全宗号、目录号、案卷题名、该案卷中文件份数及存放地等信息的RFID标签,并通过无线网络把这些信息传送到服务器上,由专门管理软件进行处理后形成数据库。工作人员在统计档案馆藏时可以使用智能档案架自动馆藏盘点系统,无需核对每一个案卷。

2、实体档案的管理

通过在档案库房门口安装智能安全检测门,实时的收集标签信息,可对未经授权出库的档案进行报警,对经过授权的档案出库进行记录和统计。

3、与数字档案馆项目的对应

标签信息可以和档案管理软件通过接口程序连接,通过档案管理软件检索到需要调卷的档案,库房人员通过终端直接、准确的调档。配合智能档案架,实现档案架自动打开。通过读取标签信息的门禁系统保证档案不会被带出档案借阅室。

系统硬件构成示意图

整个系统是由15个子系统构成,要求各个子系统具有良好的协调性及联动性,能做到档案大批量出入库自动识别,非法出库系统联动报警,档案智能盘点等功能。


档案查询利用大厅工作区(左) 档案查询利用大厅工作区(右)


本系统架构模块主要分为库房三维地图、档案管理、档案借阅、库房管理和系统管理五个部分。系统架构模块如下图所示。


021-64273362 / 021-64273387
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